Datenschutzordnung MSC-Essen

 
Datenschutzordnung MSC Essen e.V.
 
                                      Präambel
 
Der MSC Essen e.V. verarbeitet in
vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der
Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der
Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der
EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen,
Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit
personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der
Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
 
§ 1 Allgemeines
 
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten
u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb
und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als
auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten
Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht
und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist
die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese
Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten
verarbeiten, zu beachten.
 
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
 
1. Der Verein verarbeitet die Daten
unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen
Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt
angelegt.
 
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses
verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder:
Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl,
Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungszugehörigkeit,
Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter,
Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts-
und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
 
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den
Landesverbänden (z.B. DMC) werden personenbezogene Daten der Mitglieder an
diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am
Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Lizenzen, Startberechtigungen)
und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
 
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
 
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über
Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in den
Vereinsaushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
 
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus
allgemein zugänglichen Quellen stammen, z.B. Rennergebnisse, Starterlisten,
etc.
 
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos,
die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt
ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
 
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die
Daten der Mitglieder des Vorstands, Kassenwarts mit Vorname,
Nachname, Funktion und E-Mail-Adresse veröffentlicht.
 
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
 
Verantwortlich für die Einhaltung der
datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
 
Die Vorstandsmitglieder stellen sicher, dass
Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die
Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie sind für
die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
 
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
 
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern
werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B.
Vorstandsmitgliedern, Rennleiter, Zeitnehmern)
 insofern
zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim
Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der
Datensparsamkeit zu beachten.
 
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen
an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der
betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die
Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum
Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
 
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine
Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte
benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des
Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der
Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als
Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert,
hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für
diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
 
§ 6 Kommunikation per E-Mail
 
  1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen Vereins-eigenen
    E-Mail-Account ein, der im Rahmen der Vereins-internen Kommunikation
    ausschließlich zu nutzen ist.
  2. Aktuell Stand 08.08.2018  –  – MSC-ESSEN-RC@outlook.de
 
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von
Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen
und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die
E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
 
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
 
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein,
die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands,
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und
Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu
verpflichten.
 
§ 8 Datenschutzbeauftragter
 
Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen
ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten
beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die
Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat
sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde
verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist
aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen
eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen
Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
 
Stand 25.5.2018: es sind max. 5 Leute mit
Mitgliedsdaten/Veranstaltungsdaten beschäftigt, deswegen kein
Datenschutzbeauftragter nötig, den Vorstandsmitglieder obliegt diese Aufgabe.
 
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
 
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den
Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet
obliegt dem Vorstand und Beauftragten für Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen
dürfen ausschließlich durch den Vorstand bestimmt werden.
 
2. Der Beauftragte Öffentlichkeitsarbeit ist für
die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit
Online-Auftritten verantwortlich. Haupt verantwortlich bleiben die
Vorstandsmitglieder als Überwachendes Organ.
 
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften
bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage,
Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Beauftragten
Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die
Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber
der Beauftragte Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen
datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Beauftragten
Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den
Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach
§ 26 BGB ist unanfechtbar.
 
§ 10 Verstöße gegen Datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
 
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des
Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten.
Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
 
2. Verstöße gegen allgemeine
datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung
können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind,
geahndet werden.
 
§ 11 Inkrafttreten
 
Diese Datenschutzordnung wurde durch den
Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit
Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
 
Unterschriften des Vorstandes:  
1.Vorsitzender Andre Nölle
2.Vorsitzender Heinz Dewald  
3.Kassenwart Andre Leurs / Stefan Olmes
MSC-ESSEN-RC@outlook.de